Scegliere un’agenzia eventi non è un compito affatto facile, dato che vi affiancherà nell’organizzazione di un evento, ovvero un processo a dir poco delicato. Il successo dell’evento da realizzare viene determinato, in gran parte, dall’incontro con i propri stakeholder. Proprio per questo motivo è fondamentale affidarsi al giusto partner, non soltanto dotato dell’esperienza sufficiente, ma anche dello stile adeguato all’evento e di grande velocità di risposta nei momenti più concitati dell’intero processo. La capacità di allinearsi alla strategia, insieme alla professionalità nell’esaudire gli interessi dei propri clienti, sono altre caratteristiche imprescindibili di un’ottima agenzia eventi Milano.

Come scegliere la miglior agenzia eventi Milano?

I metodi per selezionare un’agenzia eventi possono essere i più disparati, ma di seguito vi parliamo dei principali tre:

– creando una gara dove si invitano più agenzie;

– fornendo un brief ad un’agenzia consigliata da conoscenti, colleghi, fornitori, quindi il classico passaparola;

– contattando un’agenzia già nota per i suoi servizi.

Nel primo caso, ovvero quella della gara, abbiamo l’ufficio acquisto, in inglese procurement, che si occupa della nomina delle agenzie, attribuendo loro un brief in forma scritta. Si tratta di un procedimento effettuabile esclusivamente online, mediante piattaforme di acquisto, per l’upload della proposta dell’agenzia e per il brief alle domande e risposte. Si tratta di un metodo che difficilmente vi porterà a scegliere l’agenzia più adatta al contesto, a causa della mancanza di un contatto diretto fra la stessa e il direttore commerciale dell’azienda che intende realizzare l’evento. Per questo motivo, risulta più difficoltoso l’esaudimento delle aspettative e dei dettagli dell’azienda. Parliamo, dunque, di un metodo poco convincente, ma che risulterebbe decisamente più efficace se le agenzie venissero incontrate da un committente interno, che assista interamente alle fase di brief e di presentazione di budget e di proposte.

Per quanto riguarda il secondo metodo, ovvero il passaparola, possiamo dire che, a differenza dei paesi anglofoni, in Italia è difficile trovare clienti che fanno scouting di agenzie eventi Milano sul mercato. Ciò significa che l’affidabilità di un’agenzia viene valutata dal potenziale cliente in base ai pareri espressi da un amico o da un cliente. Sicuramente parliamo di un metodo dalle discrete potenzialità, ma persiste il rischio di imbattersi in agenzie poco meritevoli di essere valutate ed essere, successivamente, invitate alla gara. Proprio per i suddetti motivi, ad avere la meglio, son sempre le agenzie più grandi, in termini di dimensioni, e locate nelle città italiane più in vista. Questa tipologia d’agenzia, d’altronde, tende a mantenere un’alta consapevolezza grazie ad attività di advertisting, social, di ufficio stampa e molto altro ancora.

Se a seguito di una profonda ricerca della migliore agenzia eventi Milano, non siete ancora stati in grado di trovare la migliore, allora non vi rimane che affidarvi ai soliti noti. Crediamo che contattare qualcuno che già si conosce è un grande vantaggio, che vi permetterà di non aspettarvi brutte sorprese grazie alle competenze di cui è dotato il relativo staff. E’ molto importante ricercare agenzie che dimostrino una certa attenzione nel proprio stile, nelle aspettative del manager e nella propria identità in generale. Stabilire un certo rapporto di fedeltà con una realtà del genere può risultare decisamente conveniente per entrambe le parti. Se il rapporto si dimostrerà vincente, l’azienda potrebbe valutare l’acquisto dell’agenzia, così da incorporare il suo know how e da garantire una migliore ottimizzazione in termini di risorse e costi.